Komunikasi yang buruk telah lama menjadi masalah klasik di industri konstruksi. Masalah ini sebagian besar berakar dari cara industri ini diatur, di mana keterampilan menulis dan berbicara sering kali diabaikan. Padahal, para manajer proyek seharusnya terus dilatih dalam penggunaan bahasa, bukan hanya mengandalkan kemampuan yang mereka peroleh semasa sekolah.
Sebuah tim proyek konstruksi biasanya terdiri dari orang-orang dari berbagai perusahaan dengan kontribusi yang beragam, sehingga banyak informasi yang harus mengalir di antara mereka. Kondisi ini menuntut pengorganisasian yang baik dan jaringan komunikasi yang memanfaatkan teknologi terkini. Namun, meskipun jaringan komunikasi sudah tersedia, kegagalan tetap sering terjadi di tingkat personal — karena orang gagal menjaga pesan tetap sederhana, menyampaikan informasi yang terlalu banyak atau terlalu sedikit, atau memberikan informasi yang tidak akurat dan menyesatkan.
Di sisi penerima, masalah serupa juga muncul. Orang-orang dibanjiri dokumen yang tidak sempat mereka baca, namun tetap kesulitan mendapatkan informasi yang sebenarnya mereka butuhkan. Estimasi bisa saja keliru, gambar kerja sudah tidak up-to-date, dan deskripsi pekerjaan ambigu. Rapat-rapat pun sering berlangsung terlalu lama hingga peserta berhenti benar-benar mendengarkan.
Pengaruh Ukuran Perusahaan
Ukuran perusahaan sangat memengaruhi kualitas komunikasi.
Pada organisasi kecil, komunikasi cenderung berjalan baik karena kontak tatap muka lebih sering terjadi. Jika ada yang tidak dipahami, masalah bisa langsung diklarifikasi dan diselesaikan. Komunikasi lebih langsung, dan pengambil keputusan berada lebih dekat dengan pihak yang akan mengimplementasikannya.
Pada perusahaan besar, komunikasi lebih banyak mengandalkan kata-kata tertulis. Cara ini memang mendokumentasikan pesan dengan baik, tetapi kesalahpahaman menjadi lebih sulit diluruskan. Informasi dapat tertunda dan terdistorsi seiring naik-turunnya jenjang hierarki. Orang-orang juga terpisah oleh divisi, departemen, bahkan shift kerja, sehingga saluran komunikasi formal cenderung lambat dan kurang personal. Semakin besar perusahaan, semakin besar pula potensi kesulitan komunikasi yang muncul.
Keterampilan komunikasi yang buruk memperparah masalah ini. Kebanyakan orang, termasuk manajer, sebenarnya adalah komunikator yang buruk tanpa menyadarinya. Kabar baiknya, perbaikan dapat dicapai dengan cukup mudah melalui pelatihan, atau sekadar dengan membuat mereka sadar akan kesalahan utama yang dilakukan dan memberi umpan balik atas kualitas komunikasi mereka.
Penyebab Kegagalan Komunikasi
Ekspresi penyampaian yang buruk dan tidak sederhana
Kelebihan beban informasi (information overload)
Pemilihan metode penyampaian yang tidak tepat
Ketidaksesuaian persepsi dan bias
Jarak antar pihak yang berkomunikasi
Perbedaan status (senior–junior, atasan–bawahan, dll.)
Pengaruh faktor emosional/perasaan
Komunikasi yang baik dan kerja sama yang baik tidak dapat dipisahkan. Manajer yang terlalu menekankan sisi teknis pekerjaan sering kali gagal memahami sisi manusia dari timnya — mereka mungkin memunculkan kecurigaan terhadap motif tertentu, atau justru salah memahami dan mendistorsi pesan yang disampaikan. Sensitivitas dan sikap positif terhadap orang lain sangat penting untuk keberhasilan komunikasi.
Tips Berkomunikasi Efektif
Gunakan bahasa yang lugas dan sederhana (plain talking & writing), baik secara verbal maupun tertulis.
Batasi satu gagasan per kalimat. Kalimat sebaiknya hanya mengomunikasikan satu ide. Kalimat singkat menghasilkan kejelasan; kalimat majemuk yang berlebihan justru membebani pesan.
Bersikap langsung dan to the point. Gunakan kalimat aktif dan tegas.
Hindari nada monoton. Variasikan fungsi kalimat — pernyataan, pertanyaan, seruan, atau perintah — agar pesan tetap hidup dan tidak kehilangan semangat.
Hindari kata-kata yang tidak perlu dan bersifat abstrak.
Dokumentasikan seluruh komunikasi dalam suatu sistem manajemen informasi, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.
Tipe-Tipe Komunikasi
1. Komunikasi Verbal
Beberapa bentuknya antara lain:
Arahan individu, seperti instruksi kerja
Diskusi satu-satu, seperti dalam penilaian staf
Manajer ke grup, seperti dalam briefing
Diskusi kelompok, seperti dalam pertemuan di lokasi
Komunikasi lisan membutuhkan perencanaan yang cermat, ekspresi yang jelas, serta kemampuan membangkitkan minat dan dukungan dari pendengar.
2. Rapat
Karena menghadiri rapat berarti banyak orang harus meluangkan waktu dan meninggalkan pekerjaan yang sedang berlangsung, sebelum mengadakan rapat seorang manajer sebaiknya bertanya pada diri sendiri:
Apakah rapat ini benar-benar diperlukan?
Target apa yang ingin dicapai?
Bagaimana rapat ini dapat dikelola secara efektif?
Setiap peserta rapat harus datang dengan data dan informasi yang memadai, serta memiliki wewenang untuk memberikan data, saran, rekomendasi, atau keputusan.
a. Rapat Proyek
Rapat ini dihadiri oleh anggota tim proyek dan digunakan untuk:
Memastikan kontraktor dan anggota tim lain memahami persyaratan proyek serta memiliki kesempatan memeriksa kontrak, detail desain, dan produksi, serta meminta klarifikasi bila diperlukan
Memastikan pencatatan yang tepat dan pemenuhan kewajiban kontrak
Membandingkan kemajuan proyek dengan target dan menyepakati tindakan korektif
Membahas masalah seperti keterlambatan atau pekerjaan di bawah standar yang dapat memengaruhi kualitas, keselamatan (safety), biaya, atau waktu proyek
Memastikan kontraktor dan sub-kontraktor menyepakati tindakan yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban mereka
Memeriksa apakah setiap perubahan telah dikonfirmasi secara tertulis dan dicatat serta disetujui dengan benar
Rapat proyek biasanya dihadiri oleh perancang (designer), surveyor kuantitas, dan kontraktor utama, bersama konsultan dan sub-kontraktor yang terlibat pada setiap tahap proyek, dan umumnya diadakan secara berkala.
b. Rapat Site / Lapangan
Kontraktor utama biasanya mengadakan rapat lapangan secara rutin, yang beberapa di antaranya dihadiri oleh sub-kontraktor dan pemasok utama; perancang juga dapat diundang. Rapat ini umumnya digunakan untuk beberapa tujuan:
Kontrol internal — meninjau kemajuan, biaya, keselamatan, kualitas, target, dan komitmen kontraktual, serta memperbarui rencana kerja
Koordinasi — memastikan pekerjaan kontraktor utama dan sub-kontraktor terkoordinasi dengan baik
Pemecahan masalah — mengidentifikasi dan mendiskusikan isu seperti keterlambatan, kekurangan material, dan kesulitan tenaga kerja, serta menentukan langkah perbaikan
Administrasi kontrak — mengidentifikasi kebutuhan informasi, memastikan pencatatan yang layak, serta memantau dokumentasi dan pekerjaan tambah
Hubungan kerja — membahas metode kerja, kondisi kerja, keselamatan, insentif, dan hal terkait lainnya
3. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis dapat direncanakan dengan cermat dan meninggalkan catatan yang bersifat permanen atau semi-permanen. Namun, pesan tertulis yang efektif menuntut keterampilan yang cukup besar dan membutuhkan waktu untuk disusun. Sekali diterbitkan, pesan tertulis sulit untuk ditarik kembali — sehingga orang perlu berhati-hati dengan apa yang mereka tuliskan, karena pembaca dapat dengan mudah menemukan kontradiksi begitu pesan tertuang di atas kertas.
a. Laporan
Ada banyak jenis laporan. Di lokasi proyek, laporan memberikan umpan balik mengenai biaya, kemajuan, dan aspek kinerja lainnya. Di kantor pusat, laporan sering kali menjadi dasar sebelum sebuah kebijakan, keputusan, atau perubahan prosedur diambil, atau sekadar menginformasikan perkembangan yang terjadi dalam organisasi.
Laporan tidak selalu berujung pada keputusan atau tindakan, tetapi tetap penting karena menunjukkan adanya penyimpangan dari standar atau target yang ditetapkan.
Laporan bisnis dapat disampaikan secara lisan, tetapi umumnya ditulis karena berkaitan dengan hal-hal yang membutuhkan pertimbangan cermat, dan sering didukung oleh data angka serta diagram.
Laporan yang baik bersifat jelas, akurat, ringkas, dan tepat waktu. Laporan yang baik harus:
Berisi semua yang perlu diketahui pembaca — tidak lebih, tidak kurang
Menyajikan materi secara akurat dan logis, disertai sumber data bila diperlukan
Mudah dipahami oleh siapa pun yang membacanya
Merangkum dengan jelas poin-poin utama, kesimpulan, dan rekomendasi
Struktur Isi Laporan
Pengantar — menyatakan tujuan dan kerangka acuan laporan. Pengantar yang baik berfokus pada pembaca serta tema dan tujuan laporan. Tergantung panjang dan tingkat formalitasnya, laporan bisa dilengkapi halaman judul dan daftar isi.
Isi/Badan Laporan — memuat data dan temuan. Bagian ini tidak harus panjang; beberapa laporan terbaik justru menguraikan poin utama dalam paragraf yang pendek dan padat. Sub-judul membantu memperjelas struktur, tetapi sebaiknya tetap singkat. Jika data yang disajikan besar, sebaiknya ditempatkan pada lampiran di akhir laporan agar isi laporan tetap ringkas dan pembaca dapat merujuk ke lampiran hanya bila membutuhkan detail.
Kesimpulan — mencakup ringkasan, saran, rekomendasi, dan solusi sesuai kerangka acuan. Manajer yang sibuk sering kali hanya membaca bagian ringkasan/kesimpulan dari sebuah laporan.
Referensi
Fauzi, Pohan. 2019. Modul Site Engineering. Yogyakarta: Zamil Publishing.
Fryer, Barry & Fryer, Marilyn. 1997. The Practice of Construction Management. Oxford: Blackwell Science.
